In een recent interview heb ik gesproken met Geerten Verbeet, een sales director van Softpak, een softwareleverancier voor onder andere douaneaangiften. We bespraken de introductie van het nieuwe Douane Management Systeem (DMS) en de uitdagingen die bedrijven kunnen verwachten bij de overgang naar dit systeem.

Kunt u beknopt uitleggen wat DMS inhoudt? vroeg ik aan Verbeet. Hij antwoordde: “DMS is een nieuw systeem dat bedrijven zullen gebruiken voor douaneaangiften bij import en export. Het huidige systeem, AGS, is verouderd en wordt vervangen door DMS. Deze overstap brengt verschillende wijzigingen met zich mee. Veel klanten maken gebruik van douanesoftware, dus het is een cruciaal punt. Hoewel de douane denkt dat de overstap binnen 4 maanden kan worden gerealiseerd, is het nog de vraag of dit haalbaar is binnen die tijd. “De douane is al jaren bezig met de ontwikkeling van het nieuwe systeem, maar het heeft lang geduurd voordat het beschikbaar was voor aangevers. Ondertussen is de deadline voor de volledige implementatie onveranderd gebleven, waardoor de tijd om klanten over het nieuwe
systeem te informeren steeds korter wordt.”

Wat zijn de ervaringen met de pilots tot nu toe?
“De eerste pilot was gericht op import aangiftes”, legde Verbeet uit. “In het begin waren er enkele problemen, maar deze zijn grotendeels opgelost. Er zijn situaties geweest waarin het systeem niet deed wat het moest doen, maar over het algemeen zijn de pilot fases voor import en export nu afgerond. Het systeem wordt nu vrijgegeven, zodat bedrijven vanaf volgende week kunnen worden aangesloten, zelfs als ze niet hebben deelgenomen aan de pilot.”

Wat zijn de uitdagingen die bepaalde klanten kunnen verwachten tijdens de overstap naar het nieuwe systeem?
Verbeet merkte op: “Klanten moeten wennen aan het feit dat bepaalde gegevens anders moeten worden ingevuld in het nieuwe systeem. Ze kunnen ook te maken krijgen met nieuwe procedures bij de douane. Het verkrijgen van ‘andere’ informatie die de douane van hen vraagt, is nog steeds een vraagteken. Dit zal pas echt duidelijk worden zodra de overgang plaatsvindt.”

Welke stappen heeft Softpak tot nu toe genomen om bedrijven voor te bereiden en klanten te ondersteunen?
“We hebben onze software vernieuwd, zodat deze klaar is voor gebruik zodra het nieuwe systeem beschikbaar is. We hebben ook een grote groep klanten met een eigen koppeling geïnformeerd. Zij zullen hun koppeling moeten aanpassen aan het nieuwe douanesysteem. We bieden hen de mogelijkheid om dit met ons te testen, zodat ze goed voorbereid zijn. Ook wordt er momenteel hard gewerkt aan de huidige website, waarop nu onder andere een FAQ-pagina komt te staan en een pagina met werkinstructies.

Het lijkt erop dat de overgang naar het nieuwe DMS-systeem een uitdagend proces zal zijn voor bedrijven die gebruikmaken van douanesoftware. Softpak zet zich in om klanten te ondersteunen bij deze verandering en hen te helpen zich zo goed mogelijk voor te bereiden. Hoewel er nog enkele vraagtekens zijn over de specifieke vereisten van de douane en de beschikbaarheid van benodigde informatie, blijft Softpak zich inzetten om klanten tijdig en nauwkeurig te informeren.